Données personnelles : Les règles à suivre ?

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Dans le cadre de son activité sur internet, votre startup peut être amenée à collecter et traiter des données personnelles (mails, adresses, téléphones, etc…). Cette collecte peut être réalisée grâce à des formulaires en ligne ou des cookies par exemple.

Un certain nombre de règles et d’obligations sont prévues par la loi et s’imposent au collecteur, sous peine de sanctions pénales.

Le respect de la loi en matière de collecte et de traitement des données est un enjeu de plus en plus important pour l’image des entreprises et permet de fonder une relation de confiance avec ses clients et ses partenaires.

Quelles sont les règles à respecter lorsque les données collectées sont des données personnelles ?

Les données collectées peuvent être des données à caractère personnel, c’est-à-dire relatives à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée directement ou indirectement. Un nom ou une adresse constituent des données personnelles, de même qu’une adresse IP ou un numéro de carte bleue.

Ces données personnelles sont soumises en France au régime protecteur de la Loi Informatique et Libertés.

Si votre entreprise collecte des données de cette nature, elle doit au préalable déterminer la finalité de cette collecte et les objectifs du fichier (gestion du personnel, tenue d’un fichier client…).

Seules les données nécessaires à la réalisation de cet objectif pourront être collectées et conservées, et ce pendant une période proportionnelle à la réalisation de l’objectif prévu.

De plus, les personnes dont les données sont collectées doivent être informées de leurs droits par le collecteur, à savoir : droit d’accès à leurs données, droit de les rectifier, et droit de s’opposer à leur utilisation.

Vous devrez aussi, avant toute collecte, réaliser une déclaration auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Cette formalité se fait directement sur le site internet de la CNIL qui vous guidera pas à pas : https://www.cnil.fr/fr/declarer-un-fichier.

Enfin, des mesures techniques de sécurité devront être mises en place sur votre site pour protéger les données contre tout accès par des tiers non autorisés et contre toute destruction, altération ou diffusion de celles-ci.

Attention à la mise en place de cookies sur vos sites internet !

S’il s’agit de cookies de traçage qui stockent des informations sur l’équipement de l’utilisateur ou accèdent à des informations déjà stockées, les internautes doivent impérativement en être informés et y consentir.

Ils doivent être en mesure de refuser facilement un tel traçage et leur consentement n’est donné que pour 13 mois. Au-delà, il conviendra de solliciter de nouveau leur autorisation.

On précisera que les cookies de navigation ne sont pas concernés par cette obligation.

Est-il autorisé de collecter des données dites « sensibles » ?

Certaines données personnelles sont dites « sensibles » : celles qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou relatives à la santé et à la vie sexuelle des personnes.

La collecte de ces informations est en principe interdite par la Loi Informatique et Libertés.

Des exceptions sont toutefois prévues, notamment lorsque la personne concernée a expressément donné son consentement ou a rendu publiques les données en cause, mais aussi si le traitement s’avère nécessaire pour la sauvegarde de la vie humaine, pour l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou encore pour la recherche médicale.

D’une manière générale, le site de la CNIL est particulièrement bien fait et pédagogique sur l’ensemble de ces questions : nous encourageons vivement tous nos entrepreneurs à le visiter avant de mettre en place un fichier client sur leur site !

Comment immatriculer sa société ?

immatriculer sa societe

Les étapes pour immatriculer sa société !

L’intérêt de l’immatriculation

Immatriculer sa société constitue l’étape de la constitution d’une société par laquelle elle acquiert la personnalité morale. La société possède ainsi une personnalité juridique distincte de celle de ses membres et les faits et actes mentionnés au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) deviennent opposables aux tiers.

Elle conditionne l’exploitation légale de la société et il est impératif de suivre rigoureusement ses deux étapes.

Première étape : la demande d’immatriculation

Tout d’abord, il s’agit de faire une demande d’immatriculation auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) de la Chambre de commerce et d’industrie ou du Greffe du tribunal de commerce. Cette démarche peut se faire en ligne auprès du guichet unique via le lien « https://www.guichet-entreprises.fr/cfe/login » et à l’aide d’un formulaire CERFA intitulé « M0 » disponible en ligne. Les CFE sont les seuls compétents pour recevoir la demande, qu’ils communiquent au greffier du tribunal de commerce. Elle doit comporter la dénomination sociale et le sigle ou le nom commercial de la société ; sa forme juridique ; le nom de domaine du site Internet ; le montant du capital social (le montant en-dessous duquel il ne peut être réduit s’il est variable) ; l’adresse du siège social ; les activités principales exercées ; la durée de la société déterminée par les statuts ; la date de clôture de l’exercice social ; l’identité, le domicile et la nationalité des associés indéfiniment et solidairement responsables des dettes sociales ainsi que l’identité, le domicile et la nationalité des dirigeants.

Deuxième étape : l’immatriculation

Le greffier du tribunal de commerce examine la régularité de la demande d’immatriculation. L’inscription au RCS se fait dans le délai franc d’un jour ouvrable après réception de la demande ou de cinq jours si le dossier est complexe. Si elle est conforme, le greffier attribue alors un numéro d’immatriculation et délivre un extrait Kbis. Il transmet ensuite la demande à l’INSEE qui donne un numéro SIREN à la société ainsi qu’à l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI), aux différents organismes sociaux et au Service des Impôts des Entreprises (SIE).
En cas de non conformité de la déclaration, le greffier peut rendre une décision de refus qui inclut le motif de ce refus et informe le demandeur de sa possibilité de saisir le juge surveillant le registre et qui rendra une ordonnance susceptible d’appel.

La publication de l’immatriculation

Une fois l’immatriculation obtenue, le demandeur doit rendre l’immatriculation publique par l’insertion d’un avis au Bodacc à la demande du greffier. Cet avis comporte le numéro SIREN de la société ; sa dénomination sociale et son sigle ou son nom commercial ; le montant de son capital social ; l’adresse de son siège social ; les noms et prénoms des associés indéfiniment et solidairement responsables des dettes sociales, des dirigeants et des personnes qui pourront engager la société envers des tiers de manière habituelle.
La délivrance de l’immatriculation implique aussi une obligation de publicité sur chaque document commercial émis par la société. Ils devront faire mention de son numéro SIREN, de la mention RCS accompagnée du nom de la ville où est situé le greffe et du lieu du siège de la société.

Délais et coût pour immatriculer sa société

Si aucun délai précis n’est fixé, il est toutefois recommandé en pratique de faire une demande d’immatriculation au plus tôt après avoir accompli les formalités de constitution de la société. En cas de dossier incomplet, le greffier doit en informer le demandeur dans un délai d’un jour franc et il disposera alors de quinze jours pour rassembler les pièces manquantes.

La société doit supporter le coût des émoluments du Greffe (c’est-à-dire les frais d’expédition des extraits), la TVA qui leur est applicable, les frais d’insertion au Bodacc et les frais d’INPI.

CCI Paris Ile de France

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